湖北轻工职业技术学院档案管理办法

作者: 时间:2018-09-27 点击数:

鄂轻职院办[2010]1号

 

学院档案管理办法

第一章  总则

第一条  为了加强对我院档案工作的领导,提高档案管理水平,充分发挥档案在学院教学、科研、党政管理等各项工作中的作用,更好地为我院的建设和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《湖北省档案管理条例》等,结合我院档案工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指我院在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  档案工作是反映学院历史真实面貌的重要工作,是学院建设发展的重要基础工作,是学院整体发展规划的组成部分。学院依法对档案工作进行管理,同时接受各级教育行政管理部门和有关业务主管部门对档案工作的指导。

第四条    学院对全院各类档案实行部门归档整理,集中

统一管理的制度,做到“三纳入”、“四同步”,即纳入学院发展规划,纳入管理制度,纳入部门工作职责,在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作,以保证档案的完整、准确、安全和开发利用。

第五条  学院档案部门与全院专兼职档案工作人员均应遵守《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和本办法的规定,严守档案秘密,确保学院档案实体与档案信息机密的安全。

第二章  体制和职责

第六条  学院档案工作由学院院长领导,一名院领导具体分管,学院成立综合档案室,与人事处合署办公,负责集中统一管理学院各门类档案。

第七条  学院各处(室)、各系(部)负责本部门档案归档整理工作,由各处(室)、各系(部)负责人主管,并配备一名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作,同时接受学院综合档案室的监督、指导和检查。

第八条  学院综合档案室的工作职责:

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,协助院领导综合规划全院档案工作。

二、制订、实施本院关于档案工作的各项规章制度,并负责贯彻落实,指导学院文件材料的形成、积累、归档整理工作,并进行集中管理。

三、负责接收(征集)学院各部门收集、整理的档案资料,分类、鉴定、统计、保管、利用全院的各类档案及有关资料。

四、编制检索工具和编研学院各门类档案参考资料,开发档案信息资源。

五、负责学院档案的完整、准确、系统、安全和保密。

六、开展档案的开放和利用工作。

七、建立和健全全院档案工作网络,负责全院兼职档案人员的业务培训和档案利用者的教育工作。

八、开展档案学术研究和交流活动,提高档案管理水平

九、利用档案开展多种形式的宣传与教育活动,发挥档案的学院形象推广与文化教育功能。

十、组织进行档案信息化、整体化建设和电子文件归档工作。

十一、完成学院领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第九条  学院兼职档案工作人员工作职责:

一、贯彻执行学院档案工作的政策和规定;

二、负责制订本部门档案工作计划并组织实施;

 三、参加档案业务培训并负责本部门各类材料的收集、整理和保管,并按有关规定向综合档案室移交档案;

        四、负责本部门档案的完整、准确、系统、安全和保密。

第十条  学院档案人员必须坚持四项基本原则,认真贯彻执行党和国家的方针政策,热爱档案工作,忠于职守,严守纪律,具备档案专业知识和一定的科学文化知识,并按照法律法规及学院有关规定享受相关待遇。

第三章  档案的管理和利用

第十一条  本院各类档案必须由综合档案室实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第十二条  学院根据档案工作的实际,为综合档案室配备符合《档室馆建筑设计标准》(建标103-2008)的要求,具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施的专用库房,有计划地为档案室配置适应现代化管理需要的各项设备,并根据国家教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》第三十六条规定,学院综合档案室所需经费,列入学院预算。

第十三条   学院严格执行档案工作考核制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,并将档案工作完成情况纳入年度考核,明确档案工作职责,强化档案工作意识。

第十四条  学院各项活动中形成的具有保存价值的纸质、电子、照(胶)片、录像(音)带等不同载体的各类档案材料应按照《湖北轻工职业技术学院文件材料归档范围、保管期限表》的规定,分类整理,统一归档

第十五条 学院各系(部)、处(室)负责收集本部门的具有保存价值的各类文件材料,并在综合档案室指导下按照《高等学校档案工作规范》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)的规定与《湖北轻工职业技术学院文件材料归档要求》进行整理归档,并经本部门档案负责人审查合格后按时向综合档案室移交。归档材料应完整、准确、系统,合乎规范。

第十六条 学院档案归档时间为:

一、党群、行政、财务部门的归档材料在次年五月底前归档。

二、教学、学生、科研管理部门的归档材料在次年五月前归档;学生毕业相关档案资料在学生毕业离校当年的12月前归档.

三、科研、基础建设项目,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

四、会议文件、外事活动及声像类档案,根据情况随时交接归档。

五、随时接收上级领导指定应接收的档案。

第十七条    学院与其他单位分工协作完成的项目,学院综合档案室应当至少保存该项目一整套档案。

第十八条  学院综合档案室对各部门移交的档案进行分类、鉴定和编号。定期组织档案的鉴定和销毁工作。对保管期限已满的档案由综合档案室会同相关业务人员组成鉴定小组进行鉴定。对确实无保存价值的档案,在征得有关部门同意后,登记造册,报主管领导及院长批准后方可销毁,销毁档案时要有两人以上监销,并履行监销人签字手续,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十九条  学院档案工作人员应研究和改进档案保护技术,对防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复或复制,或加工成电子档案保管。遇到特殊情况,应立即向有关领导报告,及时处理。

第二十条  认真执行安全与保密制度。定期检查库房和设备并做好记录,保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及实施办法的规定。

第二十一条  认真执行《湖北轻工职业技术学院档案查借阅管理制度》,并严格履行查、借、复印等审批手续。

第二十二条 对已归档的档案材料需要补充或更改的,必须经本材料的相关负责人及综合档案室负责人审查核准后方可进行,并在卷内备考表中作必要的说明。

第二十三条 学院中个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应按规定及时归档,任何个人不得据为已有。学院机构撤消、合并、人员调动时必须办理档案和文件材料的交接手续。对国内外或个人与学院有关的其它具有保存价值的材料,可按征集、代管、捐赠的方式进行管理。

第二十四条  学院综合档案室应认真执行档案统计年报制度,做好报送档案工作基本情况统计工作

第二十五条  学院档案室保管的档案,应按国家有关规定,一般自形成之日起满三十年向学院和社会公开,持有合法证明的单位或个人在履行完登记手续后可以利用已公布的档案。

第二十六条  学院档案室保存的未开放档案或重要珍贵档案,在利用时应严格履行审批手续,重要珍贵档案一般不提供原件。

第二十七条  高校档案机构是学院出具档案证明的唯一机构。

第二十八条 积极开展档案的编研工作,加强对档案史料的研究整理,有计划地在一定范围内组织编发档案资料。

 

第四章  奖励与处罚

第二十九条  学院综合档案室在院长及分管领导的领导下,负责对学院档案工作及学院档案形成的各部门档案人员进行定期检查、考核,并将检查考核结果全院通告,对档案工作考核优秀的部门及工作人员、突出的服务成果、研究成果给予表彰奖励。对个人向本院档案室捐赠档案的,学院也予以奖励。

第三十条  对于没有达到学院档案工作要求的,限期改正;对于不按要求将应归档资料进行归档或者将工作中形成的重要档案材料据为己有的,属部门行为扣发部门负责人和兼职档案员当年绩效工资(2)的10%,属于个人行为的扣发当年绩效工资(2)的50%;对于违反学院档案管理相关规定的,按有关规定处理,对违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

 

第五章  附则

第三十一条  本办法须经院长公会讨论通过后,自公布之日起施行。

第三十二条  本办法由学院综合档案室负责解释。

 

 二0一0年一月六日

 

 

 

湖北轻工职业技术学院人事处